Politique de protection des données

 

☰ Gestion des Données Personnelles

Nous nous engageons :

  • à limiter la collecte de données personnelles strictement à celle qui nous est nécessaire pour vous fournir nos Services et pour des raisons et des besoins de gestion de la relation professionnelle, commerciale, d'affaires, de projets, dans le cadre de nos actions d'assistance, de la gestion de vos demandes de services, de demande d'offres, de souscription en ligne, des paiements, de la gestion administrative et légale, de l'amélioration de la qualité, de la gestion des ressources humaines et afin que nous soyons en mesure de respecter nos propres obligations légales, plus particulièrement nos obligations relative à la réglementation des activités financières : connaître son client, anti-blanchiment, anti-financement du terrorisme, Fatca, CRS, transparence fiscale, échange automatique de données et autres s'appliquant en la matière
  • à ne pas utiliser les données collectées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées,
  • à ne pas collecter et utiliser les données à des fins de profilage ou pour mener des campagnes de marketing en masse, de campagnes publicitaires ciblant des personnes individuellement sur la base des informations que nous détenons,
  • à ne pas vendre ou transférer d'information à des tierces parties autres que celles appartenant à notre groupe,
  • à conserver les données personnelles pour une durée limitée aux nécessités. Par exemple, les données utiles pour la gestion de notre relation client (nom, prénom, adresse postale, e-mail, etc.) sont conservées durant toute la durée du contrat et de la fourniture des services, mais aussi pour une durée supplémentaire qui nous est nécessaire pour remplir nos obligations légales. A la fin de cette période, les données sont détruites sur tous les supports et sur les sauvegardes de données,
  • à traiter les données personnelles de toutes les personnes de manière identique, indépendamment de la nature, du type, du niveau et de la raison de la relation.

 

☰ Information - consentement

Information
Lorsque nous collectons ou recevons des données personnelles qui vous concernent, vous recevrez de notre part une notification et nous vous rappellerons vos droits et, selon le cas, si approprié, nous vous demanderons un consentement explicite.

Consentement
Le plus souvent, spécialement lorsque la règlementation l'exige (ex: EU RGPD), un consentement approprié vous sera demandé.

Nous vous demanderons aussi périodiquement ou occasionnellement de vérifier vos données et solliciterons que vous les actualisiez et renouveliez votre consentement. Par exemple, avant une échéance ou après une période d'inactivité.

 

☰ Droits d'accès, de modification, de restrictions, d'effacement

Droit d'Accès
L'option habituelle par défaut vous est proposée au travers de l'activation d'un lien hypertexte (ou de manière permanente par l'envoi d'un courriel) à contact@vivalys-patrimonia.com avec pour Sujet = Demande sur les Données Personnelles

Comme client, fournisseur, partenaire, membre d'un projet vous ou vos employés sont amenés à entretenir des échanges réguliers avec nous. Vous recevrez alors le plus souvent un Identifiant personnel pour un accès en ligne et direct, permanent à vos données et, selon le cas, d'autres informations à travers notre Portail de Services Client. Vous diposez alors d'une vue directe de vos données enregistrées dans nos bases de données. Vous pourrez aussi nous soumettre vos demandes et communiquer directement en ligne avec nous, par une voie directe, totalement privée, sécurisée, liée à notre système de gestion de l'information.
Selon le cas, à notre seule discrétion, sur demande, vous pouvez obtenir un tel accès.

En cas de relation plus approfondie et si cela apporte une valeur ajoutée, une efficacité, à notre seule discrétion, vous-mêmes et certains de vos employés pourront également bénéficier d'un accès Utilisateur à notre système de gestion de l'information.

 

Droits de modification
En fonction de ce qui est concerné, et des droits d'accès dont bénéficie la personne, il est possible de nous soumettre une demande de modification, d'exprimer des restrictions, ou même de pouvoir procéder elle-même à certaines modifications.

 

Droit d'effacement
L'effacement (droit à l'oubli) peut être demandé à tout moment. Parfaitement légitime et sans devoir en justifier les raisons, toute personne peut demander l'effacement de ses données personnelles. Cette demande est cependant soumise à une procédure spéciale avec un traitement manuel car certaines informations sont essentielles pour la fourniture de services dont la dite personne souhaite néanmoins pouvoir continuer à bénéficier et des informations doivent aussi être conservées par nous afin de remplir nos obligations légales.

Enfin, pour éviter les risques d'une demande qui serait soumise par un tiers malicieux vous devrez confirmer votre demande et passer par un processus spécifique d'identification. Nous sommes également susceptibles de vous demander de nous fournir certaines informations ou documents nous permettons de vous identifier de manière certaine.

L'ensemble du processus est traçé et les échanges, les actions sont enregistrés. Vous recevrez des notifications automatiques d'avancement en fonction des évènements et des actions jusqu'à la confirmation de la fin du processus.

Lorsque l'effacement est possible également du point de vue de nos obligations légales, TOUTES les données et les informations concernées sont définitivement effacées.

 

☰ Droits de transfert et portabilité

Droit de transfert
Conformément à la règlementation en vigueur, nous donnerons suite à votre demande de transfert de vos données personnelles soumises soit au travers du Portail de Services Client ou votre accès Utilisateur à notre système de gestion de l'information. Dans les autres cas via le lien hypertexte (ou l'envoi d'un courriel) à contact@vivalys-patrimonia.com avec pour Sujet = Demande de transfert de Données Personnelles

Portabilité
Nous fournissons les données à transférer sous la forme d'un fichier électronique au format : texte (.csv or .txt), MS Excel (.xls or xlsx), opendoc xml (.odt - .ods).

En cas de volume de données important à transférer à un autre opérateur, ou si une demande de format et de transmission particulière nous est soumise, le transfert peut se faire en employant notre plateforme Smart Hybrid Connectivity (soumis à conditions et facturation des services).

 

☰ Violation des données et droit d'information

En cas de détection d'une violation des données, ou de suspicion forte d'une violation potentielle des données, nous nous engageons à vous communiquer les informations disponibles dans les meilleurs délais possibles et en tout état de cause dans les 72 heures qui suivent une confirmation suite à une analyse des faits (règle EU RGPD)